QUE ES LA CAJA MENOR?
Las cajas menores son
fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de
gastos de los entes
públicos distritales, y su finalidad es atender erogaciones de menor
cuantía que tengan el
carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o
inaplazables necesarios
para la buena marcha de la Administración.
COMO SE CONSTITUYE LA CAJA MENOR?
La caja menor, es un fondo que se
crea en las empresas para manejar pequeños desembolso, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños,
que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el
desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución
de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma,
aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por
este fondo.
El monto del fondo de caja menor,
depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será
suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja
menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo,
que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que
determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja
menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso
tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una
persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.
COMO SE CREA EL FONDO DE CAJA MENOR
1. Al
constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el
fondo, de modo que la contabilización será:
110510
|
100.000
|
|
111005
|
100.000
|
2. Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un
determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
3. En este momento, el responsable del fondo de caja
menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea
rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
4. La contabilización del reembolso será:
51XXXX
|
80.000
|
|
111005
|
80.000
|
Del
tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se
contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no
cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El
reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo
contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes
respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se
contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una
gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los
hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura,
lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de
reembolso de caja menor.
EJEMPLO:
POLÍTICAS DE CAJA MENOR
RESOLUCIÓN N°001 DEL
18 DE AGOSTO DEL 2015
Por medio de la cual
se decreta la creación del fondo de caja menor.
En el uso de sus
facultades la junta directiva de AEROLINIA BIN LADEM decreta que:
ARTÍCULO 1o. OBJETIVO: El presente reglamento tiene como fin
establecer los criterios para el manejo, de la caja menor, en atención oportuna
a los gastos menores que se presenten en el desarrollo normal de las
operaciones.
ARTÍCULO 2o. PERSONAS RESPONSABLES. El fondo de caja menor
es responsabilidad única y exclusiva del funcionario encargado
por el gerente Lorena Montero; su recibo y entrega se hará
mediante acta.
PARÁGRAFO: Cuando sea necesario hacer entrega del Fondo de
Caja Menor a un nuevo responsable sea temporal o permanente,
esta se hará en presencia del tesorero CRISTIAN ALDANA. Al
momento de la entrega se debe efectuar un arqueo y se elaborará una constancia
escrita, firmada por todos los presentes.
ARTÍCULO 3o. ATRIBUCIONES. La Gerencia de AEROLINEAS BIN
LADEM establecerá los montos a manejar por este concepto, lo cual será
comunicado por escrito al funcionario encargado y a la Junta Directiva. Se
determina que el monto mínimo para cada sucursal sea el
siguiente:
a) Oficina San Martín: 5 s.m.m.l.v.
b) Sucursal Acacias: 1 s.m.m.l.v.
c) Sucursal Villavicencio: 3 s.m.m.l.v
ARTÍCULO 4o. UTILIZACIÓN. La utilización de los recursos de
la caja menor, son exclusivamente para atender pagos de cuantías menores,
correspondientes a:
a) Implementos de aseo.
b) Gastos de Cafetería o restaurante.
c) Transporte urbano e intermunicipal
d) Portes o correo.
e) Dotación o botiquín
f) Enseres o reparaciones locativas.
g) Fletes o acarreos
h) Gastos de fotocopias, encuadernaciones o similares.
i) Anticipos laborales.
j) O demás que se originen para atender el funcionamiento
operativo de la oficina.
REGLAMENTO DE CAJA MENOR
PARÁGRAFO: Los anticipos dados a los funcionarios serán por
un valor máximo de $70.000.
ARTÍCULO 5o. CUANTIA MÁXIMA PARA PAGO INDIVIDUAL. La cuantía
máxima autorizada para pagos individuales será por la suma
equivalente a 5.5 salarios mínimos diarios legales vigentes.
ARTÍCULO 6o. LEGALIZACIÓN Y REEMBOLSO DEL FONDO: Para la
legalización de los gastos para efectos del reembolso de la caja menor, se
exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) Que los documentos soportes sean originales y cumplan con
las normas tributarias vigentes.
b) Que los soportes definitivos figuren a nombre de
Aerolineas Bin LADEM, con su correspondiente Nit, a excepción de los tiquetes
de
pasajes.
c) Que la fecha del comprobante de gasto corresponda al
periodo contable que se está legalizando.
d) La caja menor se encontrará cuadrada cuando la suma de
los recibos de caja pagados y el efectivo sea igual al valor de la
provisión autorizada para el fondo de la caja menor.
e) Para el envío del reintegro de caja menor se utilizará el
formato denominado comprobante de reembolso de caja menor, en
archivo de Microsoft Excel, Anexo 1 (Registro de Caja
menor).
f) Los recibos definitivos deberán cumplir con los
siguientes requisitos:
1. Expedirse en estricto orden consecutivo y cronológico.
2. El concepto deberá ser lo más claro y preciso posible.
3. No deben presentar tachones ni enmendaduras.
4. Los documentos equivalentes anulados deben adjuntarse al
reintegro de caja correspondiente.
Con sujeción a lo dispuesto por la Administración, los
dineros entregados, se legalizarán a más tardar dentro de los dos (2) días
hábiles siguientes a la realización del gasto y no se podrán
entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya
legalizado el gasto anterior.
ARTÍCULO 7o. FECHAS Y CUANTÍAS PARA LA LEGALIZACIÓN DEL
REEMBOLSO: Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos
realizados, sin exceder del monto previsto en el respectivo
rubro presupuestal, cuando la caja se haya agotado por lo menos en un
70% del monto autorizado. Mensualmente el último día hábil
de cada mes se deberá efectuar el reembolso de caja menor. La
legalización definitiva de la caja menor se hará antes del
28 de diciembre de la correspondiente vigencia fiscal.
ARTÍCULO 8o. AUTORIZACIÓN DEL GASTO: La Gerencia será la
encargada de autorizar el gasto o la persona que se designe por
escrito. Esta autorización debe ser antes que se efectúe el
pago.
ARTÍCULO 9o. DOCUMENTO EQUIVALENTE: De acuerdo al Decreto
522 de 2003, Artículo 3, cita: “Documento equivalente a la
factura en adquisiciones efectuadas por responsables del
régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el
régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen
común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no
comerciantes o inscritas en el régimen simplificado,
expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de
los siguientes requisitos:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de
los bienes o servicios.
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural
beneficiaria del pago o abono.
c) Número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva.
d) Fecha de la operación.
e) Concepto.
f) Valor de la operación.
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